生産性を上げる仕組み化の3つのポイント[正しい・シンプル・モチベーション]

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業績を上げたい、人件費を減らしたい、そんなとき「業務効率化」ってよく言われると思いますが、そのために「仕組み化」が必要と言われると思います。

仕組み化してしまえば、誰でも効率よくできるようになるはずなので良いということですね、その意見には僕も賛成します。

その仕組み化するときに必要な3つの考え方というのがありまして、ひとつはその仕組みが正しいこと、ふたつめはシンプルであることです。

最後のひとつは仕組みを使って仕事に取り組む作業員のモチベーションですね、それだけあれば生産性は間違いなく上がると思われます。

正しい仕組みを作ること

当たり前ですけど仕組み化しても正しくないと正しい結果は得られないので、仕組み化の対象であったり得られる結果がその時点において正当であることは必須課題です。

意外とこれができてないところって多くて、正しい結果は得られるけどちょっと回り道していたり、正しい結果に似た結果が得られる仕組みとか割とよくあります。

至極正当な結果は得られるけど、必要以上に手間ひまがかかっていてはライバルに出し抜かれますし、作業員の方もなんか違和感を感じながら仕事をするんじゃないかと思います。

また理想は見えていても実現には至っていなくて、それっぽい結果が得られるだけっていう悲しい状況であれば、それより良い結果を出すライバルが出てきたら負けてしまいます。

僕が大好きなリーン生産方式について(グロービズ経営大学院)

シンプルであること

これは誰でも理解できて効率よく作業ができるということにつながってくる考え方ですが、仕組みは複雑でなく可能な限りシンプルであることが大事と思います。

手順が多岐に渡るよりほんの少しのステップで完了した方が手間がかかりませんし、いくつもの物事を覚えるよりひとつだけ覚える方が簡単だからです。

簡単ということは誰でもできるということで、手間がかからないということはたくさん作業できるということなので、もしかしたら仕組み化の一番肝心なところと言ってもいいかもしれないですね。

何か仕組み化した後も、もっとシンプルにならないか、手順を減らせないか、簡単にできないかと日々考え続けることが、効率化への「シンプルな」解決策です。

モチベーションが上がる

社員のモチベーションを上げるにはどうしたらいいですかということですが、ハッパをかけるとか報酬を上げるとかそういうことではないようです。

ではどうしたら良いかというと、それは直属の社員一人一人に対して「普段から目をかけておく」ということだそう。

親から放任された子どもは自由に生きられるかもしれないですが、じきに生きる気力をなくしてダメになっていくと思います。

それと同じで、社員も上司から見てもらえているという実感がないと、やる気が出ないということなので、課長は係長を、係長は課員をといった風に、常に誰かが見ていてあげるということが大事になってくると思います。

まとめ

仕組み化に大事な3つの要素、正しい仕組みを作ること、仕組みがシンプルであること、そして作業に当たる社員のモチベーションを高く保つことが大切というお話でした。

これは個人で行う範囲の作業においても言えることなので、特に上の2つ、正しい仕組みをシンプルに作っていくことを目がけて仕組み化を進めていっていただければ良いと思います。

モチベーションに関しては自分でなんとかするのは難しいかもしれないですが、こちらから上手に報告するテクニックとか身に着けておくと良いかもしれません。

上記で完成されたような仕組みができ上がれば、自分ももちろん楽になるし部下がいれば部下からの信頼も厚くなると思いますので、ぜひ良い仕組みを作ってみていただければと思います。

ただしモラルは守ってほしいということでおススメ記事です

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